Một số lưu ý dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể trước khi đàm phán sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng để có được kết quả tốt nhất.
1. Các vấn đề cần lưu ý khi làm hợp đồng:
Trước khi bước vào thương lượng chính thức, doanh nghiệp cần nghiên cứu, chuẩn bị thông tin và hợp đồng thật kỹ.
Đánh giá các nhu cầu về không gian là điều cần thiết. Hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp bạn yên tâm về mức giá so với các nơi khác trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Tìm ra những khoản phí không được nêu trong hợp đồng thuê văn phòng. Các khoản phí ngoài chi phí cố định hay phí thuê mướn cơ bản, chẳng hạn như thuế cho thuê mặt bằng kinh doanh. Có thể chúng chẳng được nêu trong hợp đồng, nên hãy hỏi kỹ thông tin này.
Thường trong hợp đồng thuê, giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng ký kết 5 năm, thời gian sau giá đó sẽ tăng hoặc giảm tuỳ vào thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng chứ không giảm). Để hạn chế chi phí phát sinh quá lớn cho văn phòng, bạn nên qui định rõ ràng trong hợp đồng. Vd: tăng không quá 10%...
Ngoài ra, bạn cũng nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể cho công ty bạn về lâu dài.
Một hợp đồng cho thuê văn phòng thường bao gồm giá thuê hằng tháng cộng thêm chi phí một số dịch vụ khác như phí quản lý, điện, máy lạnh, nước, bảo hiểm. Các chi phí này đều có thể được yêu cần giảm bớt và cân đối lại sao cho hợp lý hơn dựa trên thời gian thuê trước đó.
Tóm lại, thương lượng hợp đồng căn cứ vào tình hình kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu từ phía chủ cho thuê văn phòng. Bí quyết thành công nằm ở chỗ phải tiến hành cuộc trao đổi trong một không khí cởi mở và thẳng thắn.
2. Cách giảm giá thuê văn phòng khi đàm phán thuê:
- Để giảm giá thuê trước tiên ta phải nắm rõ giá thuê văn phòng của thị trường tại thời điểm đó tại khu vực đó.
- Xin thời gian sửa chữa văn phòng nhiều nhất có thể, bình thường là 1 tháng đối với diện tích vừa và nhỏ, 2-3 tháng đối với diện tích lớn >500m2.
- Nếu bạn không vướng bận về tài chính "Có nghĩa là tài chính bạn dư giả" hãy trả tiền thuê văn phòng thành quý hoặc thành năm, chắc chắn đây cũng là một yếu tố quan trọng trong việc đàm phán thuê văn phòng hay.
- Ký hợp đồng dài hạn từ 3-5 năm chắc chắn bạn sẽ được xem xét và ưu đãi hơn về giá thuê.
- Đàm phán giá thuê văn phòng trọn bộ các khoản chi phí liên quan: Phí quản lý, Thuế VAT, phí để xe, điện lạnh, phí làm việc thêm ngoài giờ.
- Chọn các tòa nhà có hệ thống điện lạnh trung tâm.
3. Các lưu ý quan trọng trong quá trình thương lượng hợp đồng thuê văn phòng:
Để việc thương lượng hợp đồng thuê văn phòng thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí thuê và đặt rõ các tiêu chí cần ưu tiên như sau:
1. Vị trí của văn phòng:
Vị trí đặt thuê văn phòng là tiêu chí khá quan trọng. Đây phải là một vị trí thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch, có hướng và phong thuỷ tốt. Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông. Ngoài ra, người đi thuê cần chú ý về việc ngập lụt, môi trường xung quanh, các dịch vụ ăn uống giải trí, …lân cận vị trí thuê cũng khá quan trọng. Ngoài ra, việc có địa điểm tốt còn thuận lợi cho việc tuyển dụng đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm.
2. Giá thuê văn phòng:
Đây là yếu tố không kém phần quan trọng khi bạn tìm kiếm văn phòng cho thuê. Cần lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng thanh toán của công ty. Giá thuê tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí gần trung tâm hay không? Ban Quản lý là ai? diện tích thuê? các trang thiết bị trong toà nhà…
* Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Một số toà nhà văn phòng, giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này.
3. Chủ nhà: Cần làm rõ phía chủ nhà là ai, nếu là công ty có uy tín thì càng tốt. Nếu là công ty tư nhân, hoặc chủ nhà là cá thể thì cần biết thêm về họ. Việc này hết sức quan trọng. Nói nôm na là ký hợp dồng thuê văn phòng cũng giống như mua một tài sản lớn do vậy vần biết rõ đối tác của mình là ai. Một số yếu tố cân nhắc để tránh rủi ro :
+ Chủ nhà có thể bán diện tích thuê cho người khác hay không ?
+ Chủ nhà có khả năng chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn hay không ?
+ Chủ nhà có khả năng thực hiện đầy đủ, kịp thời nhưng cam kết trong hợp đồng hay không ?
+ Đối với những điều phát sinh không có trong hợp đồng thì xu hướng chủ nhà sẽ giải quyết theo chiều hướng nào? tích cực? tiêu cực? hay 50/50.
4. Tính hợp lệ của diện tích thuê: Nên đưa hợp đồng thuê văn phòng ra công chứng để đảm bảo an toàn cho người thuê và cho thuê theo quy định của Luật dân sự, đối với hợp đồng thuê nhà từ sáu tháng trở lên thì phải tiến hành ký kết hợp đồng tại phòng Công chứng.
5. Hướng nhà: 80 % các sếp Việt Nam và một số nước Á Châu đều duy tâm chọn hướng nhà theo tuổi của mình, còn các sếp nước ngoài khác thường không quan tâm.
6. Điều kiện thanh toán: Thường là thanh toán 3 tháng một lần, tuy nhiên cũng có trường hợp các chủ tòa nhà quy định thanh toán 6 tháng một lần. Có trường hợp đặc biệt chủ tòa nhà yêu cầu thanh toán từ 2 đến 3 năm. Nếu yêu cầu trả tiền trước trong thời gian dài thì nên trừ đi phần tiền tương đương với lãi suất ngân hàng.
7. Thời hạn hợp đồng:
Đa số các hợp đồn thuê văn phòng có thời hạn ít nhất là 2 năm. Tuy vậy việc này thường do đàm phán. Nếu muốn ổn định thì nên ký 5 năm sau đó ưu tiên gia hạn. Gần đây việc thuê văn phòng với thời hạn từ 20 đến 50 năm khá phổ biến, do các đơn vị đầu tư xin cấp được đất từ thành phố làm dự án văn phòng cho thuê sau đó chuyển nhượng quyền sử dụng này cho khách hàng, lúc này hợp đồng sẽ được gọi là hợp đồng hợp tác đầu tư, một trong những ưu việt của loại hình này là bạn có thể chuyển nhượng hoặc thế chấp ngân hàng, một số trường hợp đặc biệt bạn có thể cho thuê lại toàn bộ hoặc một phần diện tích đó. Nếu công ty lớn muốn ổn định lâu dài thì nên thuê văn phòng với thời hạn 20 -50 năm.
8. Thời gian miễn phí thuê nhà để sửa chữa, trang trí nội thất: Thông thường là 1 tháng, còn lại là do thỏa thuận. Vì vậy, doanh nghiệp nên có thiết kế nội thất sẵn trong thời gian thương thảo hợp đồng để tránh mất thời gian thiết kế, ngay sau ký hợp đồng thì việc thiết kế nội thất văn phòng sẽ được bắt đầu ngay.
9. Tiền điện, tiền nước: Đối với các toà nhà lớn thì bên thuê chỉ phải trả phí tiền điện cho các thiết bị của mình sử dụng vào việc kinh doanh, còn tiền điện điều hòa trong giờ làm việc, ánh sáng bên trong, ánh sáng nơi công cộng khu vệ sinh, thang máy thì đã bao gồm trong giá thuê. Còn các tòa nhà nhỏ thì không miễn phí tiền điện mà tính theo công tơ điện, họ chỉ miễn phí tiền điện thắp sáng cho nơi công cộng, thang máy và khu vệ sinh. Lưu ý một số chủ toà nhà còn tính phí khấu hao đường dây và phí phụ trội…Vì vậy, trong hợp đồng cần ghi rõ trong là giá tiền điện theo đúng quy định của nhà nước. Tiền nước thì thường được tính theo đầu người nếu nhiều, nếu ít thì thường là miễn phí. Nếu tính theo đồng hồ thì cần chú ý vì đã có trường hợp ống nước bị rò rỉ dẫn đến tiền nước bị đội lên.
10. Phí phát sinh: Thông thường nếu doanh nghiệp thuê trong tòa nhà thì phần diện tích hành lang là miễn phí, tuy vậy một số tòa nhà chia đều diện tích hành lang và yêu cầu các đơn vị thuê trả phí thuê cho phần hành lang theo tỷ lệ thuê trên tổng diện tích sàn.
11. Diện tích thuê: Thông thường diện tích thuê được hiểu là diện tích thuê sau khi đã trừ cột, hành lang, khu vệ sinh và đo trong lòng nhà. Tuy vậy vẫn có nhiều ngoại lệ một số chủ toà nhà yêu cầu đo từ tim tường hoặc bắt tính cả diện tích cột, đối với khách thuê cả tầng chủ toà nhà thường bắt tính tiền cả khu vệ sinh với lý do là chỉ có 1 công ty dùng.
12. Phí đặt cọc hợp đồng: Phí này thường tương đương với 1 đến 3 tháng tiền thuê nhà tùy thuộc vào từng tòa nhà, mục đích chính của việc đặt cọc này là để bên cho thuê kiểm soát được việc thực thi hợp đồng của bên thuê. Cụ thể hơn là để ràng buộc bên thuê những yếu tố cơ bản sau :
+ Bàn giao lại toà nhà nguyên trạng như trước khi thuê, sửa chữa các tài sản bị hỏng hóc.
+ Không đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
+ Khi kết thúc hợp đồng cần thực hiện thanh toán đầy đủ với các nhà cung cấp như điện, nước, điện thoại, internet hoặc các phí phát sinh khác…
Nếu số tiền đăt cọc quá lớn thì nên sử dụng dịch vụ bảo lãnh ngân hàng, phí ngân hàng thường do bên thuê chịu, phí đặt cọc không tính lãi xuất.
13. Chỗ để xe: Một số công ty có số lượng lớn nhân viên thì việc đi tìm diện tích văn phòng cũng gặp một số khó khăn vì diện tích để xe có hạn và chủ nhà cũng không khuyến khích khách hàng có đông nhân viên sẽ gây ảnh hưởng đến thang máy… một số chủ toà nhà tăng tiền gửi xe ô ô hàng tháng lên 100 USD/xe/tháng để hạn chế việc đỗ xe ô tô. Phí đỗ xe hợp lý thờng là 50 USD/tháng/xe ô tô và 3 USD/tháng/xe máy. Vì vậy doanh nghiệp nên tìm hiểu xem xung quanh toà nhà có nơi giữ xe công cộng hay không?
14. Việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Để đảm bảo công bằng cho bên thuê mà có đầu tư lớn vào diện tích thuê thì việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn cần như sau:
+ Bên cho thuê cần báo trước 6 tháng bằng văn bản
+ Bồi hoàn giá trị đầu tư theo giá trị đã khấu hao và việc gián đoạn kinh doanh
+ Hoàn trả 100 % phí đặc cọc ban đầu.
Đối với việc bên thuê chấm dứt hợp đồng trước thời hạn:
+ Thông báo trước từ 3 đến 6 tháng bằng văn bản
+ Nếu không thông báo trước từ 3 đến 6 tháng thì sẽ không được hoàn lại tiền đặt cọc.
15. Việc đặt biển hiệu và quảng cáo trong toà nhà: Việc đặt biển hiệu trong tòa nhà là quyền lợi của bên thuê. Điều kiện tiêu chuẩn là bên thuê phải được đặt biển hiệu tại sảnh trong/ hoặc mặt tiền toà nhà theo kích cỡ quy định. Đối với khách thuê diện tích lớn hoặc cả toà nhà thì được đặt biển hiệu hoặc quảng cáo của mình trên nóc toà nhà hoặc mặt tiền. Tuy vậy chủ tòa nhà có thể yêu cầu tính thêm phí và việc đặt biển hiệu phải tuân thủ đúng pháp định quảng cáo của nhà nước.
15. Tính độc quyền: Là công ty lớn có thương hiệu mạnh thì có thể yêu cầu tính độc quyền trong toà nhà, ví dụ nếu là ngân hàng thì yêu cầu là không có ngân hàng thứ hai trong toà nhà đây là việc thông thường, tuy vậy một số chủ tòa nhà sẽ không chấp nhận. Việc này được các toà nhà hạng A tuân thủ khá tốt.
17. Máy phát điện: Đây cũng là yếu tố quan trọng do điện của Việt Nam thiếu trầm trọng, đối với một số đơn vị thì việc có máy phát điện là bắt buộc do tính chất công việc. Việc này cần lưu ý trước khi thuê. Không phải tất cả toà nhà đều có máy phát điện và nếu có cũng không phải là đảm bảo 100 % được. Một số tòa nhà chỉ đảm bảo ánh sáng, thiết bị văn phòng chứ không cung cấp cho điều hoà hoặc thang máy …việc này cần làm rõ trước khi thuê nếu yếu tố này là thiết yếu. Nên xem thiết kế điện để đảm bảo 100%.
18. Phí vệ sinh và bảo vệ: Thông thường phí này bên thuê không phải trả, có một số chủ toà nhà cộng toàn bộ phí này rồi chia đều cho các đơn vị thuê hoặc tính vào phí quản lý. Phí vệ sinh được hiểu là phí vệ sinh bên ngoài diện tích thuê và thu gom rác tại nơi quy định. Thông thường các đơn vị thuê phải tự lo việc vệ sinh bên trong diện tích thuê.
19. Bảo hiểm tòa nhà: Các toà nhà cho thuê phải được mua bảo hiểm, phí do chủ tòa nhà chịu.
Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể mua bảo hiểm cho văn phòng của mình trong truờng hợp đặc biệt. Một số công ty bảo hiểm uy tín cho toà nhà là Liberty, QBE, Aon, Bảo Việt.
Trên đây là các lưu ý trong vấn đề thương lượng hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng vô cùng quan trọng không nên làm quá sơ sài. Nguyên tắc là ký hợp đồng chặt chẽ nhưng cần công bằng cho cả hai phía để đảm bảo ổn định sau này.
(Địa Ốc Châu Long - Nguồn Tổng Hợp)
